Datenschutz | Betroffeneninformationen Videokommunikationstool "Zoom"
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokommunikationstools „Zoom“ (Online-Meeting).
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne § 4 Nr. 9 KDR-OG ist die Stiftung Kloster Hegne, rechtsfähige und kirchliche Stiftung des bürgerlichen Rechts, vertreten durch den Stiftungsvorstand, Sr. Benedicta-Maria Kramer, Konradistraße 4a, 78476 Allensbach-Hegne, E-Mail: info@stiftung-kloster-hegne.de, Telefon: +49 (0) 7533-807-300
Hinweis
Wenn Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf dieser Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Web-Seminare und Videokonferenzen (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Zoom“. Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere
- Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
- Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
- Geräte-/Hardwaredaten (MAC-Adressen, Client-Version)
- Text-, Audio- und Videodaten
- Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)
Bei optionalen und im Vorfeld angekündigten Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
In den Fällen, in denen wir „Online-Meetings“ aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es im Rahmen eines „Online-Meetings“ für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von „Online-Meetings“ – insbesondere von Web-Seminaren – können wir auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Erforderliche Daten und Funktionen
Nehmen Sie an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben.
Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP- Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon, Lautsprecher, Art der Verbindung.
Freiwillige Angaben und Funktionen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab-, bzw. stummschalten. Standardmäßig sind Kamera und Mikrofon zu Beginn eines Meetings deaktiviert.
Wenn Sie die Chatfunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Beachten Sie, dass sämtliche Informationen, die während des Online-Meetings hochgeladen, bereitgestellt oder erstellt werden, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Sonstige Funktionen
„Zoom“ verfügt über die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“). Diese wird nicht genutzt und ist deaktiviert.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wenn Sie als Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDR-OG, sofern die Teilnahme zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
In den sonstigen Fällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 6 Abs. 1 S. 1 lit. g KDR-OG. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation.
Sofern Sie bei der Nutzung des Tools freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDR-OG. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte machen Sie in diesem Fall während des Online-Meetings keine Angaben mehr zu ihrer Person und nutzen Sie die nicht zwingend erforderlichen Funktion des Tools nicht mehr. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
Weitergabe Ihrer Daten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die Zoom Video Communications Inc. als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des § 29 KDR-OG. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Benutzerdaten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.
Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. § 40 Abs. 2 lit. a KDR-OG durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln angenommen werden.
Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Account-Daten werden gelöscht, wenn der Accountinhaber das Tool nicht mehr verwendet.
Ihre Rechte als betroffenen Person:
- Auskunftsrecht über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (§ 17 KDR-OG)
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (§ 18 KDR-OG)
- Recht auf Löschung nach Maßgabe des § 19 KDR-OG
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des § 20 KDR-OG
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des § 22 KDR-OG
- Widerspruchsrecht: In Fällen, in denen Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des § 6 Abs.1 lit. g KDR-OG verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit nach Maßgabe des § 23 KDR-OG Widerspruch einzulegen.
- Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie gem. § 48 KDR-OG das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht. Zuständig für die Datenschutzaufsicht im Sinne des KDR-OG ist der gemeinsame Ordensdatenschutzbeauftragte Süd, Herr Jupp Joachimski, Vorsitzender Richter am Bayerischen Obersten Landesgericht a.D., Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, E-Mail: joachimski@orden.de.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Adresse des Verantwortlichen c/o Datenschutzbeauftragte oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@kloster-hegne.de